Inleiding

Buro Onderscheiden gaat zorgvuldig en vertrouwelijk om met de uw gegevens. Daarom hebben we afspraken gemaakt die gebaseerd zijn op wat de wet hierover voorschrijft.

Instemming met de hulpverlening

De hulpverlening start met uw instemming. Bij jeugd gelden de volgende afspraken. Ben je:

• jonger dan 12 jaar dan beslissen je ouders;
• tussen de 12 en 16 jaar dan beslissen jij en je ouders over de hulp;
• ouder dan 16 jaar dan mag je zelf een dienstverleningsovereenkomst aangaan. Dit wordt vastgelegd in je plan van aanpak.

Het cliëntdossier

Het doel van opname van cliëntgegevens in het elektronische cliëntdossier (gegevensverwerking) is goede uitvoering van de hulpverlening, dit wil zeggen:

• het bieden van verantwoorde dienstverlening afgestemd op de reële behoeften van de cliënt;
• het tot stand brengen van een plan van aanpak dat is afgestemd op de behoeften van de cliënt.

Hiervoor is het nodig dat wij persoonlijke gegevens van cliënten vastleggen in een dossier. Wij leggen niet meer vast dan wat nodig is om goede dienstverlening te kunnen realiseren. Na het afsluiten van de dienstverlening bewaren we het cliëntdossier conform de bewaartermijnen voor een dossier jeugdhulp zoals vastgesteld in de Jeugdwet. Daarna wordt het vernietigd.

Welke gegevens worden opgenomen in het dossier?

In het dossier wordt de volgende informatie opgenomen:

• persoonsgegevens zoals naam, BSN nummer, woonadres, e-mailadres, telefoonnummer en gezinssamenstelling;
• eventueel aanvullende hulpverleningsgegevens die wij ontvangen hebben van de verwijzer, bijvoorbeeld de hulpvraag, verleningsbesluiten;
• het plan van aanpak, de dienstverleningsovereenkomst en de evaluaties;
• cliënt gerelateerde correspondentie;
• indien van belang nog overige informatie zoals bijvoorbeeld een kopie van uw identiteitsbewijs.
• Overige informatie die u actief verstrekt in het kader van de dienstverlening;
• Overige informatie die Buro Onderscheiden, met uw toestemming, verzamelt in het kader van de dienstverlening.

Verwerking van de persoonsgegevens gebeurt op een wijze, die in overeenstemming is met de eisen die de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) stelt.

Aangezien Buro Onderscheiden uw persoonsgegevens verwerkt op basis van een wettelijke verplichting en ter uitvoering van een overeenkomst, bent u verplicht de persoonsgegevens op te geven (met uitzondering van de gegevens over uw gezondheid). Indien u deze persoonsgegevens niet verstrekt kunnen we niet overgaan tot het starten en/of het voortzetten van de dienstverlening.

Opvragen gegevens bij derden

In het belang van de dienstverlening is het soms nodig dat we gegevens opvragen over u bij andere hulpverleners, of zaken bespreken met hulpverleners van andere organisaties. Voordat we dit doen vragen we hiervoor uw toestemming en wordt altijd met u besproken met welk doel we gegevens opvragen of bespreken en bij wie. Dit wordt vastgelegd in uw dossier.

Uw rechten met betrekking tot uw dossier    

Inzage of kopie

U mag uw eigen dossier inzien, of heeft recht op een kopie van gegevens uit uw dossier. Als je jonger bent dan 16 jaar hebben je ouders ook het recht om je dossier in te zien. Wanneer je 16 jaar of ouder bent, bepaal je zelf of je ouders je dossier mogen inzien. Het inzien kan worden geweigerd als de privacy en/of veiligheid van anderen, bijvoorbeeld je ouders of andere familieleden, wordt geschaad.

Correctie 

Indien u vindt dat bepaalde gegevens in uw dossier niet juist of niet relevant zijn voor de hulpverlening, dan kun u dit aangeven bij de betrokken medewerker van Buro Onderscheiden. Dit geldt ook voor jeugdigen vanaf 16 jaar. We zullen dit dan herstellen door die gegevens te wijzigen of te verwijderen uit het dossier.

Vernietiging  

U kunt een aanvraag doen om het dossier te vernietigen voordat de bewaartermijn van 5 jaar voorbij is. Als het verzoek niet in strijd is met de belangen van de cliënt, wordt dit binnen 3 maanden uitgevoerd. Wij vragen u om verzoeken hiertoe schriftelijk in te dienen bij Buro Onderscheiden.

Beveiliging en bewaring digitale dossiers

Persoonsgegevens in het elektronisch cliëntdossier zijn daarin zodanig opgeslagen, dat onbevoegden er geen toegang toe hebben. Medewerkers die dossiergegevens van de cliënt(en) in beheer hebben, dragen er zorg voor dat onbevoegden (geen medewerkers van Buro Onderscheiden) geen toegang tot deze gegevens krijgen. Iedere individuele medewerker heeft een eigen wachtwoord en gebruikersnaam, die geheim dienen te blijven om de privacy te waarborgen. Medewerkers zijn zelf verantwoordelijk, en moeten zorgvuldig omgaan met geprinte gegevens uit het elektronische cliëntendossier en de vernietiging hiervan.

Buro Onderscheiden heeft de volgende maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beveiligen:

• Verwerking van uw persoonsgegevens in een beveiligd zorgadministratiesysteem. Via een verwerkersovereenkomst wordt de verantwoordelijkheid voor dataveiligheid geregeld tussen Buro Onderscheiden en de leverancier van het zorgadministratie systeem.
• Beveiligd e-mailverkeer wanneer privacygevoelige documenten worden verstuurd en wanneer er (met toestemming van de cliënt) met derden wordt gemaild;
• Beveiligingssoftware;
• TLS (voorheen SSL). Wij versturen uw gegevens via een beveiligde internetverbinding. Dit kunt u zien aan de toevoeging ‘https://’ en het hangslotje in de adresbalk.

Als u aanwijzingen heeft dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan zo spoedig mogelijk contact met ons op.

Wie krijgt uw gegevens?

Medewerkers van Buro Onderscheiden die te maken hebben met de dienstverlening aan u, hebben toegang tot uw dossier om hun werk uit te kunnen voeren.

Aan derden worden in principe geen gegevens verstrekt. Bij een vraag naar informatie uit uw dossier van derden is vóóraf uw toestemming nodig. Die toestemming dient u te verlenen aan de partij die de gegevens bij ons opvraagt. Wanneer deze partij uw gegevens bij ons opvraagt, zullen wij altijd vragen naar die toestemmingsverklaring.

Wij leggen altijd vast in uw dossier of u toestemming hebt verleend voordat wij gegevens verstrekken of gegevens delen met derden.

Er is een aantal uitzonderingen die wettelijk zijn vastgelegd:

• Jeugdbeschermers (gezinsvoogden) die betrokken zijn bij het gezin van een kind dat onder toezicht staat, kunnen informatie opvragen.
• Buro Onderscheiden is verplicht hieraan mee te werken als het gaat om informatie die bijdraagt aan het voorkomen of verminderen van een bedreiging voor de ontwikkeling van het kind.
• Buro Onderscheiden verstrekt gegevens aan de gemeente, als die voor de gemeente noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de werkzaamheden zoals bekostiging van jeugdhulp en preventie en met betrekking tot controle en fraude- onderzoek.

Geheimhouding 

Alle medewerkers van Buro Onderscheiden hebben een plicht tot geheimhouding, tenzij uw belangen worden geschaad en/of de veiligheid van anderen zwaarwegend in gevaar komt.

Recht op informatie 

Bent je 16 jaar of ouder dan beslis je zelf welke informatie jouw ouders krijgen. Ben je jonger dan 16 jaar, dan hebben je ouders recht op informatie over jou.

Website

Buro Onderscheiden maakt gebruik van analytische cookies (bijvoorbeeld Google Analytics). De gegevens die Buro Onderscheiden met behulp van deze analytische cookies verzamelt worden niet gedeeld met andere partijen (zoals Google) of binnen andere Google producten.

Buro Onderscheiden heeft een bewerkersovereenkomst/verwerkersovereenkomst met de aanbieder van het webanalysepakket afgesloten.

Buro Onderscheiden heeft de IP-adressen van de bezoekers van de website geanonimiseerd.

Op onze website staan buttons die verwijzen naar Linkedin. Met deze buttons kunnen bijvoorbeeld pagina’s worden gedeeld op social media. Social media verzamelen via de code van deze buttons informatie, al voor dat op de button is gedrukt. Buro Onderscheiden heeft daar geen invloed op. Met deze cookies maken social media het mogelijk voor adverteerders om u te vinden. Buro Onderscheiden raadt u aan om regelmatig zelf de privacy verklaringen van de door u gebruikte social  media te raadplegen om te zien wat er gebeurt met uw gegevens die via de cookies zijn verzameld.

De website van Buro Onderscheiden heeft niet de intentie gegevens te verzamelen over de websitebezoekers.  Buro Onderscheiden kan niet controleren of een bezoeker ouder dan 16 is.

Buro Onderscheiden raadt ouders aan betrokken te zijn bij de online activiteiten van hun kinderen om zo te voorkomen dat er gegevens over kinderen verzameld worden zonder ouderlijke toestemming. Als u er van overtuigd bent dat Buro Onderscheiden onterecht en/of zonder toestemming persoonlijke gegevens hebben verzameld over u of uw kind, neem dan contact met Buro Onderscheiden.

Vragen, feedback of meer informatie? 

De wetgeving over privacy en het dossier is heel uitgebreid. Heeft u hierover nog meer vragen of wilt u meer informatie, stel deze dan aan Buro Onderscheiden.

Buro Onderscheiden wil u er tevens op wijzen dat u de mogelijkheid heeft om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan via de volgende link:

https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons.